Copropriété: notifications et mises en demeure par voie électronique PDF Imprimer Envoyer
ACTUALITÉS

En copropriété, certains actes tels que les convocations aux assemblées générales ou les procès-verbaux sont adressés aux propriétaires par lettre recommandée avec demande d’avis de réception (décret du 17.3.67 : art. 64).
Depuis le 24 octobre 2015, la voie électronique peut également être utilisée pour envoyer des notifications et des mises en demeure.
Cette mesure, dont le principe a été posé par la loi ALUR du 24 mars 2014 (art. 55 V / loi du 10.7.65 : art. 42-1), vise à faciliter la communication en copropriété et à réduire le coût engendré par l’envoi postal pour les copropriétaires.


L’utilisation de la voie électronique nécessite néanmoins d’adapter le droit de la copropriété. En effet, l’envoi des convocations, des procès-verbaux d'assemblées générales et des mises en demeure est encadré dans des délais (21 jours avant la tenue de l’assemblée générale pour l’envoi de la convocation ou 2 mois à compter de la réception du procès-verbal pour toute demande en nullité d’une assemblée) : un dispositif sécurisé permettant de connaître la date de réception du courrier électronique est donc nécessaire.
Le décret du 21 octobre 2015 précise les modalités d’envoi des notifications et mises en demeure par voie électronique. Le syndic doit recueillir préalablement l’autorisation écrite et l’adresse électronique de chaque copropriétaire qui conserve la possibilité de modifier l’adresse communiquée ou de revenir sur sa décision de recevoir les notifications et les mises en demeure par voie électronique. Par ailleurs, le recours au fax est supprimé, il n'offrait qu'un faible niveau de sécurité juridique.

Quels actes peuvent être transmis par voie électronique en copropriété ? (art. 3 / loi du 10.7.65 : art. 64 et 65)

Il s’agit de toutes les notifications et mises en demeure prévues en copropriété par la loi du 10 juillet 1965. Sont ainsi visées celles adressées par le syndic, les copropriétaires, le président du conseil syndical et l’administrateur provisoire (nommé dans le cadre d’une copropriété en difficulté).

Par le syndic  (art. 3 / loi du 10.7.65 : art. 64 et 65)

Le syndic peut valablement envoyer par voie électronique les actes suivants :
- la convocation des copropriétaires aux assemblées générales ;
- le procès-verbal des assemblée générales pour les copropriétaires opposants à une décision ou ceux absents ;
- l’exercice du droit de priorité des copropriétaires lors de la vente de place de stationnement au sein de la copropriété lorsque le permis de construire a été délivré conformément à un plan local d'urbanisme ou à d'autres documents d'urbanisme imposant la réalisation d'aires de stationnement (loi du 10.7.65 : art. 8-2) ;
- la notification aux copropriétaires concernés par l’exercice d’un droit de délaissement par les deux tiers des copropriétaires (loi du 10.7.65 : art. 18 III) ;
- la notification du droit de priorité en cas de surélévation de l’immeuble au profit des copropriétaires du dernier étage (loi du 10.7.65 : art. 35) ;
- la mise en demeure pour le recouvrement d'une créance justifiée à l'encontre d'un copropriétaire (loi du 10.7.65 : art. 10-1).

Par les copropriétaires (art. 3 / loi du 10.7.65 : art. 64 et 65)

Les copropriétaires peuvent valablement envoyer par voie électronique les actes suivants :
- la mise à l’ordre du jour de l’assemblée générale de l’examen d’une question ou d’un point ;
- la notification de la décision de participer à l’emprunt collectif (loi du 10.7.65 : art. 26-4) ;
- la convocation à l’assemblée générale par le conseil syndical ou par un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins un quart des voix de tous les copropriétaires (décret du 17.3.67 : art. 8 et 50) ;
- la mise en demeure du syndic ou du président du conseil syndical de convoquer une assemblée générale et la convocation à l’assemblée générale par un copropriétaire habilité par le président du TGI  (décret du 17.3.67 : art. 8 et 50) ;
- la notification au syndic par des copropriétaires qui n'ont pas voté en faveur de la réalisation de travaux d’amélioration d’échelonner leur paiement sur dix ans ( loi du 10.7.65 : art. 33).

Par le président du conseil syndical (art. 4 / décret du 17.3.67 : art. 64-4)

Le président du conseil syndical peut valablement envoyer par voie électronique les actes suivants :
- la mise en demeure au syndic de convoquer une assemblée générale (décret du 17.3.67 : art. 8 et 50) ;
- la convocation des copropriétaires à l’assemblée générale lorsque la mise en demeure citée ci-dessus est restée infructueuse pendant au moins 8 jours (décret du 17.3.67 8 et 50).

Par l’administrateur provisoire (art. 4 / décret du 17.3.67 : art. 64-4)

Peuvent valablement être envoyés par voie électronique, toutes les notifications et mises en demeure faites par un administrateur provisoire désigné dans une copropriété où l’équilibre financier est gravement compromis ou qui est dans l'impossibilité de pourvoir à la conservation de l'immeuble (loi du 10.7.65 : art. 29-1).


Comment procéder pour adresser des notifications et mises en demeure par voie électronique ? (art. 4 /décret du 17.3.67 : art. 64-1)

L’autorisation préalable des destinataires est requise pour pouvoir leur adresser une lettre recommandée électronique (LRE).


L’autorisation préalable (art. 4 / décret du 17.3.67 : art. 64-1)

Pour pouvoir adresser des notifications et des mises en demeure par voie électronique, le syndic doit préalablement avoir obtenu l’accord écrit et individuel du ou des copropriétaire(s) :
- au cours d’une assemblée générale avec la consignation de l’autorisation dans le procès-verbal ;
- à tout moment, par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou par lettre recommandée électronique (LRE).

Cette autorisation est inscrite au registre des procès-verbaux  (décret du 17.3.67 : art. 17).


L’envoi par lettre recommandée électronique (LRE) (art. 4 / loi du 10.7.65 : art. 64-3)

Les notifications et les mises en demeure par voie électronique sont effectuées par LRE selon un procédé permettant d'identifier le tiers, de désigner l'expéditeur, de garantir l'identité du destinataire et d'établir si la lettre a été remise ou non au destinataire (Code civil : art. 1369-8).

Information par courrier électronique de l’envoi d’une LRE

Cet envoi doit être fait par un tiers qui informe le destinataire, par courrier électronique, qu'une LRE va lui être envoyée et qu'il a la possibilité, pendant un délai de quinze jours à compter du lendemain de l'envoi de cette information, de l'accepter ou de la refuser. Le destinataire n'est pas informé de l'identité de l'expéditeur de la LRE.

Envoi du contenu de la LRE par courrier électronique

Dès acceptation par le destinataire de recevoir la LRE, le tiers chargé de son acheminement envoie la LRE à destination de l'adresse électronique qui lui a été transmise par l'expéditeur.

Possibilité de recevoir par courrier postal la LRE imprimée sur papier

Lorsque l'expéditeur ou le destinataire non professionnel demande la distribution de la LRE imprimée sur papier, le tiers chargé de l'acheminement procède à l'impression sur papier de la LRE et à sa mise sous enveloppe. Sa distribution est assurée par un prestataire de services postaux.

Date de réception de la LRE

Le courrier électronique est réputé avoir été reçu à compter du lendemain de l'envoi au destinataire du courrier électronique par le tiers chargé de son acheminement.
Lorsque le destinataire demande à recevoir la LRE sur support papier, le délai court à compter du lendemain de la première présentation de la LRE imprimée sur papier avec demande d'avis de réception au domicile du destinataire.


Comment modifier son adresse électronique ou revenir sur sa décision de recevoir par voie électronique les notifications et mises en demeure ? (art. 4 / décret du 17.3.67 : art. 64-2)

Le copropriétaire peut à tout moment notifier au syndic, par lettre recommandée avec demande d'avis de réception ou par LRE, sa décision de ne plus être destinataire de notifications ou de mises en demeure par voie électronique.

Cette décision prend effet le lendemain du jour de la réception de la lettre recommandée par le syndic. Le syndic en fait mention sur le registre des procès-verbaux (loi du 10.7.65 : art. 17).


Où les adresses électroniques des copropriétaires sont-elles conservées ? (art. 2 / décret du 17.3.67 : art. 32)

L’adresse électronique des copropriétaires figure dans la liste des copropriétaires établie et mise à jour par le syndic.  L’autorisation des copropriétaires est inscrite au registre des procès-verbaux.


Entrée en vigueur de la dématérialisation

La possibilité d’adresser des notifications et des mises en demeure par voie électronique est ouverte depuis le 24 octobre 2015 (sous réserve de l’accord écrit du copropriétaire). Il est en de même pour la suppression du fax comme moyen sécurisé d’envoi des notifications et des mises en demeure.

 

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